En la actualidad en el diseño de eventos es tan importante como el contenido y la convocatoria de este, un evento se realiza con el fin de atraer una multitud de gente que observe nuestro producto, propuesta o simplemente para simple recreación.
En las ultimas semanas estuve trabajando directamente con una farmaceutica la cual nos pidió un evento el cual convocara a médicos de diferentes partes de México, es decir nuestro evento tendría que salir de gira.

Una vez que ya sabíamos esto nos dimos a la tarea de diseñar el evento, visualmente hablando. Partimos con la base de que el producto es un medicamento que sirve para la disfunción eréctil.

Pues no quisimos darle el aspecto de un pene flácido a todas las imagenes, si no que optamos por colocar todo el ambiente en un lugar que fuera romántico y pasional al mismo tiempo, que una cosa llevara a la otra, dando la sensacion de excitancion.

El ponente pues es un reconocido Terapeuta Sexual de procedencia Argentina.

Es aquí donde empieza todo nuestro trabajo.

El diseño de un evento no solo tiene que ver con lo visual de este, si no, que abarca otra cosas como la logística, el tiempo de montaje, los horarios de llegada, etc.

A esto se le llama producción y dentro de la producción se engloban todas estas cosas y más, cada parte de la producción es encargada de una sección, llamense estas: luces, audio, vestuario, promoción.

Cuando cada una de estas partes está coordinada es cuando empezamos a desarrollar el evento. Suena complicado, pero si todas las partes estan coordinadas y haciendo lo que les toca, no lo es. Así que vamos por partes.

Primero se diseño la imagen y el slogan del taller o ponencia. (Por derechos de copyright no los puedo mencionar sin autorización expresa)

Después la ambientacion, todo esto se diseño mediante un render y luego se le mostró al cliente, aunque ya sabíamos como iba a ser la base, siempre en un evento te topas con la parte de las dimensiones del lugar, con esto me refiero a que como tendríamos que salir a diferentes lugares (Salones de Hoteles) todos ellos tienen tamaños y dimensiones diferentes, pero en cada uno de ellos siempre tenemos que apegarnos a la esencia de este, ya sin importar el diseño, mejor dicho, mantener el ambiente.

Viene la parte de la logística que es muy importante, a donde llegar, a que hora, que personal es el que va a ir, los viáticos de estos, a que hora se permite el acceso por parte de los hoteles, etc, una lista enorme que no acaba.

Es importante siempre tener una lista del equipo que se llevara, ya que si falta alguna cosa, será casi imposible conseguirla en donde estés y menos si no conoces.

En el caso de la tramoya, que es mecánica, no tenemos tanto problema de llevar las cosas exactas, ya que es muy difícil que esta se descomponga o tenga alguna avería, pero en el caso del equipo electrónico o eléctrico es indispensable de llevar repuestos por si fallan algunas de estas cosas, ejemplo si son lamparas, llevar 3 o 4 lamparas extras, en el caso de los micrófonos, llevar 5 o mas con sus repectivas baterías.

En cuanto a la producción, el equipo humano de trabajo juega un papel fundamental, ya que cada encargado debe de estar al tanto de todo lo que necesite para este.

Como Diseñador Gráfico mi trabajo es llegar, hacer un scouting (visita previa) para saber a lo que nos vamos a enfretar, hago un levantamiento (sacar medidas y dimensiones) y tomar fotografías, hago un render previo del acomo de este, incluyo también señalizacion de donde se encuentran las tomas de luz y ventanas, indico salidas de emergencia, ya que estas no pueden estar obstruidas de ninguna manera, esto ultimo es importante ya que afecta sustancialmente al diseño.

Una vez que todo esto esta listo voy al montaje y dirijo a todo el equipo de produccion de acuerdo a como esta mi diseño, esto ya queda claro que el diseño visual se trabajo con anterioridad y se tendrá que montar igual.

A todo esto que hago se le llama Dirección de Arte, el cual de acuerdo a mi trabajo se tendrá que ver el evento.

Una vez que se encuentra todo en sitio y montado se hacen pruebas de todo tipo, a veces con solo minutos de comenzar el evento, por lo tanto tendremos que resolver problemas en esos mismos minutos.

Una vez que el evento empieza, todo el desarrollo del evento se hace de acuerdo a un guión, el cual dá la pauta para saber en que tiempo se pone cierta música o programación de luces, entradas y salidas de ponentes y proyecciones de multimedia.

Aquí no acaba la cosa, ya que una vez que se termina el evento debemos desmontar todo y salir corriendo, ya que en muchos Hoteles los tiempos de desmontaje también te los cobran, si tenemos solo 2 horas para desmontar y cargar los vehículos ese será el tiempo que nos tendremos que mover, pasado este tiempo te cobraran extra, este tiempo lo pagamos nosotros, ya no el cliente ya que dimos un estimado de desmontaje que el cliente cubre con anterioridad.

Como verán un montaje es complicado y por lo tanto bien pagado siempre y cuando no se comentan errores y este todo coordinado.